Si vous êtes médecin, vous devez connaitre ce fléau qu’est l’absentéisme de vos patients et ce parfois au quotidien. D’après une étude récente de l’URPS des médecins d’Ile-de-France, 6 rendez-vous en moyenne ne sont pas honorés chaque semaine sans annulation préalable, équivalant à 40 minutes de perdues par jour. Pour vous aider à réduire ces chiffres au maximum, Callmed vous propose dans cet article 3 conseils simples et rapides à mettre en place.
1) La confirmation de rendez-vous
La première étape pour diminuer l’absentéisme est de confirmer la prise de rendez-vous du patient que ce soit par email ou par SMS. Le plus important étant d’avoir une trace écrite pour permettre à la personne de s’y référer plus facilement, l’ajouter à son agenda et ne pas risquer de l’oublier. Bien plus pratique qu’une confirmation orale ou une note sur un bout de papier, la dématérialisation de la confirmation ne risque pas de disparaitre physiquement ou mentalement.
Elle possède également l’avantage de rappeler toutes les informations utiles au patient comme la localisation du cabinet, son accès, un message (personnalisé ou non) indiquant les documents à avoir avec soi, l’importance de se présenter à l’heure et de prévenir en cas de retard/d’impossibilité de se rendre à la consultation.
Avec Callmed, vos patients s’identifient sur votre espace dédié, prennent un rendez-vous parmi ceux que vous avez choisi de leur proposer, puis ils reçoivent un e-mail et/ou un SMS récapitulatif. Aucune connaissance particulière en informatique n’est nécessaire, ni pour vous, ni pour eux.
2) Le rappel de rendez-vous
Confirmer la prise de rendez-vous de vos patients est la base pour réduire l’absentéisme. Pour mettre toutes les chances de votre côté afin qu’ils soient bien présents le jour et l’heure convenus, il est impératif de leur envoyer également un rappel. Celui-ci peut ensuite être fait de la manière que vous souhaitez et avec le délai le plus opportun avant le rendez-vous, au cas par cas.
Chez Callmed, nos télésecrétaires médicales envoient à vos patients des rappels de leur RDV par SMS, email ou téléphone. Elles peuvent également vous informer de leur arrivée en salle d’attente et leur transmettre le message de votre choix.
3) La disponibilité de la ligne
La patience est une qualité qui se perd. Dans notre société actuelle, nous sommes désormais habitués à tout avoir rapidement. Quand il s’agit de passer un coup de téléphone pour prendre rendez-vous chez le médecin, c’est pareil : nous ne voulons plus attendre ou être mis en attente trop longtemps. Alors les chances qu’une personne qui appelle pour annuler sa venue patiente plus de quelques dizaines de secondes est très très mince.
En tirant partie de l’aide d’une télésecrétaire et de la prise de rendez-vous en ligne, vous serez en mesure de libérer les lignes téléphoniques. De ce fait, quand un patient souhaitera vous contacter pour vous signaler son absence, il pourra le faire sans attendre et son créneau deviendra libre à nouveau.
Bonus : un petit peu de pédagogie et de sensibilisation auprès de vos patients quand ils sont face à vous au cabinet ne peut pas faire de mal non plus. En leur expliquant en quelques mots pourquoi les absences non prévenues sont un fléau pour vous comme pour eux, ils se sentiront davantage concernés et investis.
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