Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles un cabinet médical peut grandement bénéficier de l’aide d’une secrétaire médicale à distance. Dans cet article, vous pourrez découvrir si ce serait un bon choix pour le vôtre également.
Reposons les bases pour la suite. Les télésecrétaires médicales sont des personnes qui répondent aux appels des patients, prennent et transmettent des messages ou des consignes, filtrent et transfèrent les demandes, fixent des rendez-vous, saisissent des informations et effectuent de nombreuses autres tâches qui ressemblent beaucoup à celles d’une secrétaire traditionnelle. Cependant, la plus grande différence est que là où une réceptionniste travaille dans votre cabinet, la secrétaire à distance opère depuis un centre d’appel professionnel.
Vous avez sûrement déjà entendu parler de ces call center et savez un peu comment ils fonctionnent, mais vous vous demandez si y faire appel est la bonne solution pour votre cabinet. Voici quelques éléments pour vous aider dans votre réflexion.
Vous souhaitez du renfort pour votre secrétaire actuelle
Si vous avez déjà une réceptionniste en interne, vous savez qu’elle ne peut pas physiquement répondre à 100% des appels entrants au cours de la journée. Elle fait des pauses, doit aller aux toilettes, elle part déjeuner et doit s’occuper d’autres tâches en parallèle. Une secrétaire à distance est une excellente solution de renfort. Chaque fois que votre réceptionniste s’éloigne de son bureau ou n’est pas en mesure de répondre à un appel, votre télésecrétaire dédiée prend le relai pour gérer les appels en trop afin que vos patients aient toujours une personne réelle à qui parler lorsqu’ils appellent votre cabinet et non faire face à un répondeur ou une tonalité sans fin.
Vous souhaitez réduire vos coûts et faire des économies
Peut-être êtes-vous prêt à complètement vous passer de votre secrétaire au cabinet. Le cycle sans fin consistant à les embaucher, à les former et à leur acheter du matériel pour parfois être déçu d’une manière ou d’une autre peut devenir lassant. De plus, le salaire moyen d’une réceptionniste commence peut-être à peser alors qu’elle n’est au cabinet qu’aux heures d’ouverture. Vous pouvez faire appel à une secrétaire à distance pour beaucoup moins cher et avec une plus grande disponibilité en prime. Et vous n’avez même pas à vous soucier de la formation, de l’achat de fournitures ou de vous demander comment faire quand elle part en vacances.
Vous souhaitez gagner du temps et vous concentrer sur votre expertise
Avez-vous conscience du temps que vous consacrez à prendre vous-même certains appels ou à vous occuper de votre secrétaire interne ? C’est considérable. Avec une permanence téléphonique médicale, vous n’avez plus à perdre de temps à répondre aux appels vous-même ni à embaucher/former quelqu’un qui vous interrompra plusieurs fois par jour pour vous poser des questions. Une secrétaire à distance vous permet de vous concentrer sur votre métier et sur vos patients. Chacun peut consacrer son temps et son énergie aux tâches les plus importantes, pendant qu’une professionnelle expérimentée s’occupe de la gestion de vos appels entrants.
Vous souhaitez parfaire le service patient et l’image de votre cabinet
Offrir un service de télésecrétariat médical de qualité est l’un des meilleurs moyens d’améliorer l’expérience de vos patients. Les secrétaires à distance sont de vraies personnes passionnées par le service et leur approche courtoise et amicale donnera à vos appelants le sentiment d’être vraiment bien pris en charge. Votre image et celle de votre cabinet sont considérablement renforcées lorsque vos patients disposent d’une ligne directe et accessible avec votre cabinet où ils peuvent obtenir des informations, prendre rendez-vous, résoudre leurs problèmes et répondre à leurs besoins. Des télésecrétaires courtoises et serviables qui répondent à vos appels de manière professionnelle contribuent grandement à la qualité du service patient et à l’image du cabinet.
Vous envisagez de faire appel à un service de télésecrétariat
Une réceptionniste à distance est en quelque sorte l’évolution d’un standard téléphonique externalisé standard. Si ces derniers peuvent couvrir certaines fonctions de base d’assistance, les télésecrétaires peuvent aller plus loin et offrir une gamme plus complète de services. Plutôt que de se contenter de répondre aux appels et de relayer des noms, numéros ou messages, elles s’emploient à connaître votre cabinet presque aussi bien que vous. De plus, elles peuvent filtrer les appels indésirables, transférer ceux que vous souhaitez, prendre des messages si vous êtes occupé, fixer des rendez-vous, partager l’itinéraire ou les horaires d’ouverture, et bien plus encore.
Si vous souhaitez discuter de vos besoins et de la façon dont le télésecrétariat pourrait être la solution idéale pour votre cabinet, appelez-nous dès aujourd’hui au 01 74 06 22 22 ou réalisez un devis sans engagement.